経費とは何か？個人事業主やフリーランス、経営者が知っておきたいマメ知識
個人事業主やフリーランス、経営者になった場合に気になるものとして挙げられる「経費」。
一概に「経費」という言葉を聞いて、しっかりと理解している方と、そうでない方ははっきりとしているでしょう。
ですが、起業を考えている方や個人事業主、フリーランスとして活動されている方からすると、しっかりと「経費」について理解しておく必要がありますよね。
そこで今回は「経費」とは一体どういうものなのかについてご紹介致しましょう！
経費とは何か？
まず、経費とは「経常費用」の略語になり、一般的には費用のことを指します。
わかりやすくまとめると、業務上の「事業運営」のために使用されるお金のことです。
ですので逆にいえば、事業に関係のない費用はどれだけ少額であったとしても「経費」として認められません。
経費になるかどうかの判断基準とは？
どこから経費になるのか、ならないのかについて、気になる方も多いのではないでしょうか。
基本的に「経費」として認められるかどうかの判断基準は、「会社に利益をもたらす為に使用されたかどうか」「売上に繋がる支払いであるかどうか」がポイントになります。
ですので、使用した費用の金額の大きさや、どこで利用されたかは関係ありません。
ですが、どんなに高額な支払いであっても売上との関係性を明確に説明できる支払いであれば、「経費」として認められます。
また上記でも述べたとおり、いくら少額であったとしても事業に関係なく、売上との関係性がないものに関しては「経費」として認められません。
経費として計上するには、レシートや領収書だけでなく利用目的が重要になります。しっかりとレシート、領収書に日付、名前、金額、利用目的などの情報を記載することが大切です。
「経費で落とす」とはどういうこと？
よくこんな言葉を耳にする機会があるのではないでしょうか？「経費で落とす」とは、会計処理上で経費として計上することを指します。基本的に事業にかかる税金は、収益から経費を引いた事業所得で計算されます。
ですので、経費が増えると事業所得が減り、税額も少なくなる仕組みになり、経費を支払うことにより、会社として支払う税金を少なくすることができるのです。
経費で落とすメリット
経費で落とすメリットとして挙げられることのひとつとして、支払う納税額を減らすことができるということです。経費計上する費用が増えることで利益が減少します。ですので結果的に支払う納税額を減らすことが可能になります。
経費で落とすデメリット
経費で落とすデメリットとして、まず挙げられることは、事務作業が増加することです。費用を経費として処理するためには「領収書」「レシート」などの書類を管理する必要があります。
また使用した理由をしっかりと説明できるようにしなければなりません。次に挙げられるデメリットとして「経費で落とす」ということは「出費が増える」ということです。
経費を増やし過ぎてしまうと、結果的に会計上の収益が少なくなってしまい、赤字になる可能性があります。また、経費計上できない費用まで経費として処理することで、脱税を疑われる場合もありますので注意が必要です。
経費計上できる費用・できない費用
上記でも述べたとおり、経費計上できるものとそうでないものが存在します。経費計上できない費用まで経費にしてしまうことで、脱税を疑われてしまったり、ペナルティを受けなければいけない場合があります。そうならない為にも、しっかりと経費計上できる費用とはなにかを理解しておきましょう。
国税庁のホームページには「事業所得、不動産所得、雑所得を計算する上で、必要経費に算入できる金額」と記載がされています。
1. 総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額2. その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額
では実際にどの費用がこれに該当するのかを見ていきましょう。
経費計上できる費用
人件費
まず1つ目が「人件費」になります。従業員の給与や賞与、福利厚生費など人を雇用する上で発生する費用は経費として計上することが可能です。
接待交際費
2つ目は「接待交際費」になります。例えば、社外にて会議などで飲食を行った場合などに交際費として経費計上をすることはできます。
消耗品費
3つ目は「消耗品費」になります。原則として10万円未満の文房具やプリンターといった事務用品、備品であれば消耗品費として経費計上を行うことができます。
旅費交通費
4つ目は「旅費交通費」になります。業務において使用した電車、タクシーなどの運賃や、レンタカーの使用料は旅費交通費として経費計上することが可能です。
経費計上できない費用
社会保険料
1つ目は「社会保険料」になります。個人に対する社会保険料である「健康保険」「国民年金」等は経費扱いにすることはできません。
個人事業主の家族に対する給与
2つ目は「個人事業主の家族に対する給与」になります。
基本的に従業員への給与、賞与等は人件費として経費計上を行うことが可能となっておりますが、家族に対する給与であれば、経費計上として扱いことはできません。
ですが例外として、青色申告の専従者給与扱いであれば、経費計上できますので是非覚えておきましょう。
私的利用した費用
3つ目は「私的に使用した費用」になります。個人事業主であったとしても、私的な買い物を行い、それを経費として計上することはできません。
例えば、仕事で使用するスーツやネクタイ、これらは業務に関するものになり、経費として計上できると思われがちです。
ですが、私的なプライベート等でも使用することが可能な観点から、経費計上することは認められていないため、注意が必要です。
借入金の返済
4つ目は「借入金の返済」になります。例えば友人からお金を借りたり、銀行から資金を借り入れたりした場合の返済に関して経費に計上することはできません。
借入金は収益にならず売上にも直接的に関するものでもありません。ですので経費として認められていないのです。
領収書が残らない交通費
5つ目は「領収書が残らない交通費」になります。取引先や打ち合わせ等で使用する費用は、直接的に売上に関わるものですので経費として計上することが可能ですが、電車等を利用した場合、領収書が残りません。
経費として計上するためには領収書等を管理しておかなければいけませんよね。その場合、出金伝票を作成することで経費計上ができます。
出金伝票に日付、金額、乗車区間を記入することで領収書扱いになりますので、是非覚えておいてくださいね。
経費計上できる税金・できない税金
経費計上できる税金
まず1つ目が「消費税」になります。「消費税」を経費計上する場合は、税込税理方式の場合のみ経費計上が可能になります。そのため、税抜税理方式の場合は経費として認められませんのでご注意ください。
2つ目が「固定資産税」になります。例えば事務所として使用している所有物件にかかる固定資産税は経費として計上することが可能になります。
3つ目が「個人事業税」になります。業種によっては都道府県に納付する地方税として個人事業税を支払う必要がある場合もありますが、個人事業税も経費として計上することが可能ですので覚えておきましょう。
4つ目が事業用として使用する自動車の「自動車税、自動車重量税、自動車取得税」になります。これらは事業用として使用する自動車にかかる税金になるため、基本的に経費計上が可能になります。
しかし、家事用として兼用している場合は、按分が必要になりますのでご注意ください。その他にも「印紙税」や「不動産所得税」「登録免許税」などの税金も経費計上を行うことができるため、覚えておくと良いかもしれませんね。
関連記事：登録免許税はいつ払う？計算方法や支払時期についてわかりやすく解説
経費計上できない税金
ただし、「所得税」「住民税」「相続税」「贈与税」「罰金、延滞税」は経費計上できません。
なぜなら、どの税金も個人として支払うものであるからです。
租税公課とは何？
租税公課とは、一般的に国や地方に収める税金「租税」と、公共団体へ納める会費や罰金である「公課」を合わせた「勘定科目」になります。
まず「租税」とは、国や地方公共団体に納付する税金のことを指します。例えば「税込方式消費税」「不動産所得税」「固定資産税」「自動車税」「事業税」「印紙税」などが挙げられます。
それに対し、「公課」は租税以外に国や地方公共団体が徴収する手数料、罰金等、その他地方公共団体へ納める会費等を含めた総称を指します。
「国または地方公共団体が発行する各種証明書の発行費用」「行政サービスの手数料」「延滞税、不納付加算税などの罰金」「交通反則金」などが挙げられます。
租税公課には、経費として損金に算入できるものと、できないものがあります。
固定資産税や登録免許税、事業税などは損金の対象ですが、法人税や住民税、延滞税や反則金といった罰金は損金に算入できません。
不正計上をすると、どのようなペナルティがある？
「経費」は慣れないうちは慎重に考えるものですが、慣れていくうちに運用がいい加減になってしまいがちなものですそうして私的な旅行や飲食などを経費として申告してしまうと、税務調査の対象になり得るのです。
税務署は基本的に申告された内容に基づき税務調査を行います。その調査により「不正計上」が見つかった場合、内容によっては「ペナルティ」が科せられます。
では、その「ペナルティ」とはどういったものなのでしょうか。
過少申告加算税
まず挙げられる「ペナルティ」として「過少申告加算税」というペナルティが挙げられます。これは本来支払うべき税額より少ない金額で申告した場合に受けるペナルティで、未納分である税額に対して10%〜15%を加算して追徴課税されるペナルティになります。
重加算税
次に「重加算税」が挙げられます。これは意図的に隠蔽を行ったり不正行為を行った場合に受けるペナルティになります。例えば、架空の経費を計上したり、領収書を偽造したりすると、この「重加算税」の対象になります。追徴課税として35%〜40%が加算されてしまいますので不正行為は絶対にやめましょう。
まとめ
経費計上をすることは、節税の観点から非常に有用ですが、不正計上とみなされた場合、かなり重たいペナルティが科せられてしまいます。
日々しっかりと意識しながら「経費」に対して疎かにならないことが経営者の第一歩。是非、参考にしてみてください。
